在学延長･退学・休学の手続き/ Notice for Extension of Enrollment Period, Withdrawal, Leave of Absence
Please refer to the below for English translation for Graduate Students.
セメスターごとの提出締切は、学生向けお知らせページに掲載します。学期の途中で申請したい方は、まず物理教務にご相談ください。
提出先：物理教務事務室（理学部1号館2階208号室）・学内便可・郵送可・スキャンデータでの提出可（Upload）
大学院学生は指導教員の承諾印が必要です。難しい場合は指導教員による承諾メールを添付してください。
学部学生は、あらかじめアドバイザー教員に了解を得てください。
届出用紙は理学部HP（学部学生用・大学院学生用）からダウンロードできます。
※理学部HPにある書式の他に、大学院生向けに、PDFファイルに直接入力できる書式があります。
(Download) ただし試用版ですのでご利用環境によっては入力できないことがあることはご容赦ください。
詳細は以下を確認してください。
■大学院学生
１．在学期間延長【提出書類：在学期間延長届】
・標準修業年限満了となる学生
・標準修業年限を越えて在学をする場合、12か月毎に提出が必要です。
２．退学 【提出書類：退学願】
・在学年限（修士課程３年間・博士課程５年間）満了による退学の場合も退学願の提出が必要です。
・退学の事由が就職である場合は、就職先・職種・役職名を記入してください。
・「理学系RA」「物理RA」「修士卓越RA」を受給している場合は退学願提出時にお知らせください。これ以外のRA、プログラムを受給している場合は、所掌部署の事務担当に申し出てください。
※単位取得退学となる場合は次のようにしてください
指導教員に確認のうえ、用紙の該当箇所にチェックすること
進路状況調査の調査対象となるため、作成のうえ、退学願に添えること
進路状況調査の電子ファイル Japanese / English
学生証は退学日までに物理教務事務室へ返却してください。
証明書の扱いは次のとおりです（申請はこちら）
・退学願を提出後は「退学（満期退学）見込み証明書」の発行
・退学日以後は「退学（満期退学）証明書」の発行
３．休学（延長を含む） 【提出書類：休学願】
・休学期間（通算）の上限は、修士課程２年間、博士課程３年間です。
・申請時の休学期間は、２ヶ月以上で最長１年間です。
・休学の事由が病気である場合は、診断書（原本、加療期間記載のもの）を必要としております。
それ以外の理由による休学は、理由に応じた添付書類が必要です。
・経済的理由の場合、タイトル「休学理由書」として提出年月日、氏名、詳細な理由を記載してください。
・休学願の「休学中の連絡先」は本人以外としてください。
詳細は物理教務事務室までお問い合わせください。
４．復学 【提出書類：復学願】
・復学にあたり、休学事由が病気である場合は、復学が可能である旨が記載された診断書を併せてご準備ください。
５．長期履修（担当：学務課）
・セメスターの始まりに申請することとしております。
ご希望される場合は物理教務事務室までお問い合わせください。
■学部学生
１．休学（延長を含む） 【提出書類：休学願】
・休学期間は、前期課程及び後期課程を通じて４年間をこえることはできません。
・休学の事由が病気である場合は、診断書（原本、加療期間記載のもの）を必要としております。
病気以外の理由による休学の場合は、理由に応じた添付書類が必要です。
・経済的理由の場合、タイトル「休学理由書」として提出年月日、氏名、詳細な理由を記載してください。
・休学願の「休学中の連絡先」は本人以外としてください。
・学士入学者の休学期間は２年（修業年限が１年の者は１年）です。
・再入学者の休学期間は１年に限り認めることがあります。
詳細についてはお問い合わせください。
２．復学 【提出書類：復学願】
・復学にあたり、休学事由が病気である場合は、復学が可能である旨が記載された診断書を併せてご準備ください。
３．退学 【提出書類：退学願】
・退学の理由を必ず記入して下さい。退学の事由が就職である場合は、就職先・職種・役職名を記入してください。
・学生証は退学日までに物理教務事務室へ返却してください。
４．長期履修（担当：学務課）
・セメスターの始まりに申請することとしております。
ご希望される場合は物理教務事務室までお問い合わせください。
担当： 物理教務事務室
電話： 03(5841)4221 （内線：24221）
E-mail： gakumu-phys.s[AT]gs.mail.u-tokyo.ac.jp
Application Procedure for Extension of Enrollment Period, Withdrawal, and Leave of Absence
The deadline for each semester will be announced in "For students" site. Please contact PAAO first for any type of application in the middle of the term.
Submission to: Physics Academic Affairs Office, the form is also acceptable by postal mail or campus mail. Scanned form is also acceptable (Upload).
(#208, Faculty of Science Bldg. 1)
The seal of your academic supervisor must be stamped. Please attach an approval email from him/her, if it is difficult to get the seal.
All formats can be downloaded from the website of the School of Science (Undergraduates / Graduates).
*Apart from the formats on the website of the School of Science, some PDF formats for the graduates students enable you to download and enter directly onto the format. They may not work on all OS/apps, since they are trial versions.
Please check the following for more detail.
■Graduates
1. Extension of Enrollment Period
【Submission Document: Notification for Extension of Enrollment Period】
・This refers to students who are completing their program.
2.Withdrawal
【Submission Documents: Request for Withdrawal】
・Even if the withdrawal is due to the expiration of the maximum term of their program (3 years for the Master’s and 5 years for the Doctoral program), “Request for Withdrawal” must be submitted.
・In case of withdrawal is due to employment, enter the job description (name of the company, occupation,and position.) in the document.
・Please bear in mind that students who are receiving any of the "School of Science RA", "Physics RA" or "RA(Master's Excellence)" have to inform us when you submit the Request for Withdrawal. Please contact the section in charge of the RA or the programs,in case if you are receiving other grants.
*If the withdrawal comes with credit earning, make sure to do the following.
-Check the mark appropriately in the document after confirmation with the academic supervisor.
- In this case, the student will be subject to post-graduation survey. Prepare the “Exit survey of post-graduation plans” and submit it with the Request for Withdrawal.
The electronic format for the Exit survey is here. PDF
-Please make sure to return your student ID card to PAAO until the date of your withdrawal.
Regarding official certificates:
-After the submission of the Request of Withdrawal, “Certificate of Expected Withdrawal with Credit-earning” will be issued.
-After the withdrawal date, “Certificate of Withdrawal with Credit-earning” will be issued.
Certificate Application Form is here.
3.Leave of Absence (incl. extension)
【Submission Document: Notification for Extension of Enrollment Period】
・The maximum period of leave of absence is 2 years for the Master’s program and 3 years for the Doctoral program.
・The period of leave of absence is between 2 months and one year in the first place when you apply.
・A medical certificate (original with medical treatement period)is required for leave of absence due to illness.
Certain documents must be attached for other reasons.
In case the reason for the leave of absence is an economic one, please put the title as "休学理由書"(Letter for leave of absence) and put the submission date, your name and the reason in detail.
Please put someone else's name and address in the "contact address during the leave of absence" on the Request form.
Please contact the Physics Academic Affairs Office for details.
4.Resumption of Studies
【Submission Document: Request for Resumption of Studies】
・A medical certificate, stating resumption of studies is appropriate, must be attached to leave of absence due to illness.
5.Long-term Course Enrollment
・Application starts at the beginning of each semester.
*The Graduate School Office is in charge of it. Please contact PAAO first, if you are interested in.
Physics Academic Affairs Office
TEL: 03-5841-4221 (ext. 24221)
Email: gakumu-phys.s[AT]gs.mail.u-tokyo.ac.jp
