物理学専攻・物理学科の学生は、海外渡航する際に下記の手続きが必要となります。
※休学して海外修学する場合や、留学の場合は、別の手続きになります。

English translation

【学術調査のための海外渡航期間が2か月未満の大学院生　または　学部生の場合】

１．海外渡航の日程等が決まり次第、速やかに以下のリンク先にあるWebフォームで申請をしてください。
※FormsにログインするためにはUTokyo Accountが必要。

学部生：各種届出用紙＞学術調査等のための海外渡航届（２ケ月未満）
　*学部生はアドバイザー教員の氏名、メールアドレスを記入してください。
https://www.s.u-tokyo.ac.jp/ja/current/notification-forms-under.html

大学院生：各種届出用紙＞学術調査等のための海外渡航申請書（２ケ月以上）／届（２カ月未満）
https://www.s.u-tokyo.ac.jp/ja/current/notification-forms-grad.html

２．登録したメールアドレス（指導（担当）教員宛、専攻・学科事務室cc）に下記のようなメールが届いたかどうかを確認して申請が完了します。

【学術調査のための海外渡航期間が2か月以上の場合（大学院生のみ）】

１．海外渡航の日程等が決まり次第、速やかに以下のリンク先にあるWebフォームで申請をしてください。
提出期限は渡航の２か月前まで。
（それまでに提出することが難しい場合は、物理教務にご連絡ください。）

大学院生：各種届出用紙＞学術調査等のための海外渡航申請書（２ケ月以上）／届（２カ月未満）
https://www.s.u-tokyo.ac.jp/ja/current/notification-forms-grad.html

２．登録したメールアドレス（指導教員宛、専攻事務室cc）に下記のようなメールが届いたかどうかを確認して申請が完了します。

（以上、理学系による新しい手続きの説明資料です。2023/11/15より）

【私事渡航の場合】

大学院生：
書類は指導教員の了解*を得たうえで、物理教務事務室に提出してください。（専攻長印は空欄で提出）
データでの提出を推奨します。
 *書類に押印してもらうか、その代わりに指導教員が書類を確認し了承した旨のメール等を添付することでも結構です。

学部生：
書類は物理教務事務室に提出してください。（学科長印は空欄で提出）
データでの提出を推奨します。

・提出ファイル名：学籍番号_氏名.pdf  (ex. 35123456_理物太郎.pdf）
　　　　　　　　　添付書類もあわせて１つのPDFファイルにしてください。

・アップロード先 ：  こちら

NEW★ OVERSEAS TRAVEL★

For academic reasons: 
“Application for Overseas Travel for Academic Research” and
“Notice of Overseas Travel for Academic Research (Less than 2 months)”

"My itinerary does NOT exceed 2 months”
1. As soon as your itinerary is fixed, submit a “Notice of Overseas Travel for Academic Research” through the links below.
※UTokyo Account is required to sign in to the links.

Notification Forms (for Students in the Graduate School of Science) > Application for Overseas Travel for Academic Research (2 or more months) /Notice (Less than 2 months)
https://www.s.u-tokyo.ac.jp/ja/current/notification-forms-grad.html

2. If the Graduate School Office receives your application properly, the following subject of a confirmation e-mail will be sent to your registered address, your supervisor and PAAO automatically. Please check if the contents of your application are correct.
Title of the confirmation e-mail ：【海外渡航届】提出通知・承認依頼（〇〇さん・2023-11-15派遣先）

“My itinerary exceeds 2 months”
1. As soon as your itinerary is fixed, submit a “Notice of Overseas Travel for Academic Research” through the links below. Two months prior to the departure is desirable – if it is only the exact date or the source of the travel fee that has not fixed, please contact PAAO <gakumu-phys.s_at_gs.mail.u-tokyo.ac.jp> first.
※UTokyo Account is required to sign in to the links.

Notification Forms (for Students in the Graduate School of Science) > Application for Overseas Travel for Academic Research (2 or more months) /Notice (Less than 2 months)
https://www.s.u-tokyo.ac.jp/ja/current/notification-forms-grad.html

2. If the Graduate School Office receives your application properly, the following confirmation e-mail will be sent to your registered address, your supervisor and PAAO automatically. Please check if the contents of your application are correct.
Title of the confirmation e-mail：【海外渡航届（２か月以上）】提出通知・指導教員の意見書作成依頼（〇〇さん・2023-11-15派遣先） 

For private reasons

⇀ i.e. going back home temporarily, private trip etc.
“Application for Temporary Leave and Overseas Travel for personal reasons”
Formats are available on the website of the Graduate School of Science below. Download, fill in and upload/submit to the reception box/PAAO.
https://www.s.u-tokyo.ac.jp/ja/current/notification-forms-grad.html
   *An approval email form your supervisor can substitute the stamp.
   *The stamp of the Head of the Dept. can be left blank.

Upload to the reception box
The title of files: student ID number your name (e.g. 35123456_TOKYO_Physics.pdf)